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如何推廣OA辦公系統(tǒng)?
泛普軟件泛普OA系統(tǒng) OA辦公系統(tǒng)推廣成功經(jīng)驗談
OA (office automatic )即辦公自動化系統(tǒng)在中國的出現(xiàn)已近20年 ,本文將從辦公自動化系統(tǒng)的沿革、成功保障等方面來進(jìn)行一些探討。
辦公自動化的概念
辦公自動化系統(tǒng)在我國有著特殊的意義,博大精深的中華文化賦予了辦公自動化非常的內(nèi)涵。我國的公文辦理模式始于始皇帝,至今仍受到廣泛的影響,因此必須注重OA 系統(tǒng)的規(guī)范性。譬如朱批、印章、上行文、下行文、會簽等諸多OA 運行中至關(guān)重要的處理。
所謂辦公自動化,一般須經(jīng)歷這么幾個階段:
1、 桌面文件處理軟件的應(yīng)用,如WPS 、Ms Office 等。
2、 信息文件的共享,如電子郵件、QQ 、文件傳遞系統(tǒng)等的應(yīng)用。
3、 協(xié)作平臺,以群件平臺、工作流理論為支撐,對流轉(zhuǎn)信息及文件進(jìn)行嚴(yán)格的協(xié)作控制與安全控制,對公文等各種信息進(jìn)行有序的管理與控制,通常可以通過工作流的定義,自動地在流程中進(jìn)行信息或文件的傳遞。
4、 知識管理,知識管理是OA 應(yīng)用的終極目標(biāo),指在協(xié)作平臺的基礎(chǔ)上,提供強大的信息管理平臺,通過數(shù)據(jù)挖掘與分析,智能地向使用者或決策者提供有效的分析結(jié)果、參考模型,提供使用者決策依據(jù),并能以規(guī)范的管理,在系統(tǒng)中快速傳遞知識,從而創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織、降低培訓(xùn)成本。
辦公OA系統(tǒng)實施成功要素
1、項目業(yè)主方領(lǐng)導(dǎo)重視。信息化工程是“一把手工程”,對于影響面最為廣泛的OA 項目,則更是如此。很難想象,在一個處處需要決策的應(yīng)用系統(tǒng)里,缺乏領(lǐng)導(dǎo)這一重要的角色。
2、管理規(guī)范化。辦公自動化系統(tǒng)的推進(jìn)離不開管理的規(guī)范化,如果沒有規(guī)范的管理,指望靠行行生硬的數(shù)字代碼系統(tǒng),是實現(xiàn)不了辦公的自動化的。我曾經(jīng)在一個成功推廣辦公自動化系統(tǒng)的用戶那里,看到了大量的管理準(zhǔn)備,一冊百余頁的《XX機關(guān)管理規(guī)范》,辦公自動化軟件系統(tǒng)的運行以此《規(guī)范》為規(guī)則,OA 系統(tǒng)很快便順利實施推廣 。
3、軟件設(shè)計思想的先進(jìn)性。這里強調(diào)的是軟件設(shè)計思想,而非軟件技術(shù)架構(gòu)。再好的軟件技術(shù)架構(gòu),脫離開設(shè)計理念,也只能是徒有其表。軟件首先反映的是設(shè)計者的思想,以成熟的工作流、群件理論為設(shè)計基礎(chǔ),無疑是OA 項目成功的重要基礎(chǔ)。但我國的OA 系統(tǒng)也有其特殊性,比如流程的控制,我們的要求是規(guī)范而靈活,因此,我們需要更為豐富的工作流群件理論,XXOA 的“面向?qū)ο蠡顒幽P?rdquo;,正是對這一理論的有效補充,在國內(nèi)數(shù)百個OA 項目中得到了成功的推廣。在整個OA 系統(tǒng)中,流程非常重要,有效的流程控制技術(shù),不僅能輕松地實現(xiàn)各種復(fù)雜多變的文件信息流轉(zhuǎn)流程,而且能對現(xiàn)存流程有效梳理,進(jìn)一步實現(xiàn)流程優(yōu)化。角色的概念也非常重要,每一個人員的權(quán)限都是由若干角色組成的,當(dāng)人員的職位職務(wù)發(fā)生變化時,刪除原有角色的配置,保留共有的角色配置,賦予新角色的配置,這樣,軟件能快速適應(yīng)組織機構(gòu)的變化。
4、項目雙方的設(shè)計思想認(rèn)同。項目雙方的設(shè)計思想認(rèn)同是至關(guān)重要的,作為項目承建方而言,往往有眾多的成功經(jīng)驗可以與業(yè)主方分享。作為項目建設(shè)方,有自己的個性化需求是完全正當(dāng)且可以理解的。找到雙方的共同點非常重要,在這里,技術(shù)實現(xiàn)就非常重要,包括以什么樣的思想去實現(xiàn)?是什么樣的理論基礎(chǔ)作為技術(shù)實現(xiàn)的基礎(chǔ)?軟件開發(fā)也是講究科學(xué)發(fā)展觀的,項目建設(shè)方往往不是這方面的理論專家,不能以自己的理論去要求承建方,因為這樣的要求有可能是錯誤的,建設(shè)方只要最終的實現(xiàn)結(jié)果就可以了。需要強調(diào)的是,對于承建方而言,堅持真理,有時候很重要。
5、原型推動法。OA 項目一般都有個性化的需求,基于原型的開發(fā)推廣方法無疑是最有效率的。XXOA 的推廣步驟一般是:部署原型系統(tǒng)→配置系統(tǒng)基本信息(包括承建方的基本組織機構(gòu)、用戶、動作、角色、基本業(yè)務(wù)流程)→ 試運行 → 需求調(diào)研 → 二次迭代開發(fā) → 交付 → 驗收 。
泛普軟件項目實施部 2014-09-20
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