時間管理的循環(huán)系統(tǒng)（五）

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時間管理循環(huán)

時間管理循環(huán)是我工作十多年發(fā)展出來的系統(tǒng)。它不但相當輕巧，還包括系統(tǒng)管理上所需的一切。

這個時間管理筆記本共有四部分：

• 一年365個工作表。需要一年份的每日工作表。每日工作表記錄當天需要做的工作。如果你知道某件事需要在特定日期完成，就寫到那天的工作表上。當天未完成的項目移到隔日的工作表。（如果使用PAA，只需保存次月待辦的表格，否則很難攜帶！）
• 今日行程。每天以小時為單位計劃當天行程。
• 約會日程表。日程表用來記錄所有的約會、會議、社交計劃等。將不在當月的大型活動先記在日程表上，直到可以轉記到那天的時間表為止。
• 筆記。我們的筆記也可以存放其他筆記和列表。例如，在第七章，我們將創(chuàng)建短期和長期的計劃表。

時間管理循環(huán)的進行如下：每天一開始花10分鐘的時間計劃一天的行程。計劃過程很簡單：

• 創(chuàng)建今日行程。在今日行程內(nèi)，我大概算出所有會議和約會的時間。這些活動應該已經(jīng)列在日程表上（第六章將討論這些事怎么發(fā)生）。然后計算出還剩下多少時間，這些時間就是我當天的工作時數(shù)。
• 創(chuàng)建今曰的工作表。在今日工作表內(nèi)有我當天所有的工作項目的列表。這些工作項目排除了打電話、會議、我的日程表、請求追蹤系統(tǒng)以及前一天的工作表。
• 排列優(yōu)先級和重新安排。我評估每項工作完成的時數(shù)，再累加起來。如果總時數(shù)超過當天的工作時數(shù)，就個別移出一些項目到明天的列表。稍后討論選擇移動項目的技巧。
• 實施計劃。我整天按照列表上的項目工作并參加會議和約會。保持專心，當完成某項工作時，就劃X記號表示。
• 結束一天。在一天結束時，把所有未完成的工作移到隔日的列表。移動的項目以連字符標示起來。
• 離開辦公室。現(xiàn)在我可以下班了。我很高興知道在我的列表中的每個項目都被管理著——不是做好了就是移到隔日，沒有被遺忘的工作。
• 重復。隔日這個循環(huán)重新開始。每天的每日工作表都預先有些來自前一天的項目。

由于每天有新的列表，當我們管理好每日列表中的工作項目時，我們將獲得很好的成就感。當我們提早完成列表，可以犒賞自己去做些“有趣”的項目，如果公司有足夠的彈性，也可以提早回家。如果工作多到無法當天完成，由于有方法管理超出的工作，我們也感覺很舒服。

我們可以做出中長期的計劃以取代不斷的倉促行動，讓我們行有余力。我們可以把一個工作打散成幾個小部分，然后安排每個部分到特定的日子。我們可以通過寫下提示到不同的頁面來安排時間跨月份或年，以完成長期目標。

我們也有日程表可以保存所有的約會。只需用一個日程表記錄工作和社交生活，因為一個日程表比兩個容易追蹤。合并成一個日程表也可以確保不會漏失一些有趣的事情，因為我們不會先檢查社交日程表后再決定把工作排到后面。

看起來太機械化？太沒靈活性？你將看到它能有多大靈活性。這整個計劃過程每天大概花10分鐘，卻可以省掉好幾小時的挫折感。計劃整天的行程聽起來不切實際嗎？假如一整天不斷加入新工作到工作表怎么辦？這部分將在第5章說明。學走路之前要先學會爬。

以上是"時間管理的循環(huán)系統(tǒng)（五）"的內(nèi)容，本文的主題是“時間管理循環(huán)是我工作十多年發(fā)展出來的系統(tǒng)。它不但相當輕巧，還包括系統(tǒng)管理上所需的一切。這個時間管理筆記本共有四部分：一年365個工作表、今日行程、約會日程表、筆記?！?。時間管理系統(tǒng)(www.timebao.com)專注于時間管理，致力于為您提供最優(yōu)秀的時間管理培訓課程。如果你對以上文章內(nèi)容感興趣，那么你可能對以下文章也感興趣： 更好的運用時間就會成功, 減少選擇讓您更好的管理時間, 訓練方式有一下三種方法, 感謝您對本站的支持。

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