化工企業(yè)采購(gòu)管理印刷erp信息化建設(shè)方法與實(shí)踐

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化工企業(yè)的規(guī)?；a(chǎn)，由于采購(gòu)物資的品種多，需要管理的供應(yīng)商數(shù)量多、業(yè)務(wù)單據(jù)多、數(shù)據(jù)量巨大，傳統(tǒng)采購(gòu)?fù)共少?gòu)人員深陷工作量陷阱，及時(shí)供應(yīng)尚且應(yīng) 接不暇，更難談提高貨源的質(zhì)量和尋求成本控制的新方法，尤其面對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、供應(yīng)商供應(yīng)表現(xiàn)數(shù)據(jù)的分析和利用更是力不從心。正是在這樣的管理需求背景 中，誕生了電子采購(gòu)管理，借助信息化技術(shù)和管理方法，企業(yè)可以快速實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和自動(dòng)化管理，大量附加值不高的事務(wù)性工作被系統(tǒng)替代，違 規(guī)行為得到有效防范；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)得到及時(shí)和充分的利用，企業(yè)能及時(shí)了解自己的成績(jī)并發(fā)現(xiàn)進(jìn)一步提升的機(jī)會(huì)；不僅如此，借助電子尋源技術(shù)、成本管理和談判定價(jià) 技術(shù)等，更可顯著地改善企業(yè)采購(gòu)成本。一言以蔽之，電子采購(gòu)能幫助采購(gòu)人員提高工作效率和質(zhì)量，降低采購(gòu)成本，幫助企業(yè)整體采購(gòu)管理水平實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍，近 年來(lái)，采購(gòu)管理信息化能力已成為衡量企業(yè)整體管理水平的重要指標(biāo)之一。

基于企業(yè)采購(gòu)管理的業(yè)務(wù)需求而誕生的電子采購(gòu)管理系統(tǒng)，涉及采購(gòu)事前、事中、事后全流程管理。從采前管理，如“采購(gòu)需求、計(jì)劃，供應(yīng)商的尋源管理，供應(yīng)商 預(yù)審準(zhǔn)入管理”；到采購(gòu)過(guò)程的管理，如“采購(gòu)方式管理，招投標(biāo)流程管理，詢(xún)比價(jià)、競(jìng)價(jià)、議標(biāo)、續(xù)標(biāo)管理、評(píng)標(biāo)專(zhuān)家管理等”；再到采后管理，如“供應(yīng)商績(jī)效 評(píng)估、成本明細(xì)管理、訂單協(xié)同管理、合同管理等”；還有很多集團(tuán)化企業(yè)，涉及多組織集中采購(gòu)管理、集團(tuán)監(jiān)管等。然而，面對(duì)諸多的采購(gòu)管理需求和管控環(huán)節(jié)， 想一步到位是難以如愿的，比如紫光化工在實(shí)施一采通電子采購(gòu)平臺(tái)時(shí)，經(jīng)調(diào)研討論，項(xiàng)目組最后選擇的還是分階段建設(shè)，先抓2個(gè)重點(diǎn)：第一是供應(yīng)商管理；第二 是采購(gòu)定價(jià)流程管理。供應(yīng)商管理中，又重點(diǎn)選擇的先推供應(yīng)商尋源和審核準(zhǔn)入管理；而采購(gòu)定價(jià)流程管理中，又重點(diǎn)選擇的先規(guī)范電子招投標(biāo)和詢(xún)比價(jià)流程的管 理。

不僅紫光化工如此，翔鷺騰龍、東岳化工等其他已經(jīng)成功應(yīng)用電子采購(gòu)管理的化工企業(yè)，也均是從簡(jiǎn)入煩，分階段，循序漸進(jìn)。從系統(tǒng)規(guī)劃與實(shí)施建設(shè)的步驟上，基本可以分為三步推進(jìn)：

第一步，基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)建設(shè)和工具性應(yīng)用。基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)，包含如數(shù)據(jù)字典、物資目錄、組織機(jī)構(gòu)管理、角色管理、權(quán)限管理、審批流管理等；工具性應(yīng)用，包含如電子招投標(biāo)、詢(xún)比價(jià)、競(jìng)價(jià)采購(gòu)、供應(yīng)商基礎(chǔ)管理等。

第二步，采購(gòu)全流程的電子化管理與應(yīng)用。包含如采購(gòu)計(jì)劃、訂單協(xié)同、合同管理、分散采購(gòu)與集中采購(gòu)的統(tǒng)一等。此外這一階段，通常會(huì)涉及電子采購(gòu)系統(tǒng)與企業(yè)印刷erp系統(tǒng)、OA等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對(duì)接管理，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的一體化和全流程的信息化管理。

第三步，管理深化的系統(tǒng)擴(kuò)展應(yīng)用。比如，更多采購(gòu)方式的流程細(xì)分，供應(yīng)商的績(jī)效評(píng)估管理，成本明細(xì)分析管理，工程采購(gòu)管理，集團(tuán)監(jiān)管，開(kāi)支分析的深化管理 等。供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估和成本明細(xì)管理對(duì)于企業(yè)自身管理水平的要求較高；而工程采購(gòu)的系統(tǒng)功能復(fù)雜，對(duì)企業(yè)自身電子采購(gòu)應(yīng)用水平的要求較高；而開(kāi)支分析往往是 建立在較完整的采購(gòu)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上進(jìn)行的；因此在某一管理需求上的深化應(yīng)用一般是放在第三步推進(jìn)。

以上三步推進(jìn)法，是從系統(tǒng)建設(shè)的整體規(guī)劃角度給予的建議。而從采購(gòu)品類(lèi)和采購(gòu)組織的管理角度，電子采購(gòu)管理又有哪些推進(jìn)方法是化工企業(yè)可以參考借鑒的呢？

電子采購(gòu)管理之“采購(gòu)品類(lèi)”

化工企業(yè)的采購(gòu)品類(lèi)一般分為“化工原料輔料、工程、設(shè)備（非標(biāo)設(shè)備、定型設(shè)備）、備品備件、儀器儀表、包裝材料、消耗品（勞保用品、辦公耗材、安保耗材 等）、服務(wù)采購(gòu)”等，每種品類(lèi)的需求特點(diǎn)和供應(yīng)市場(chǎng)各不相同，采購(gòu)流程和采購(gòu)策略各有差異。比如，包裝材料、備品備件、勞保用品、辦公耗材等采購(gòu)品類(lèi)，其 物資品種繁多，供應(yīng)門(mén)檻低，供應(yīng)商選擇余地大，采購(gòu)金額相比原輔料小很多，但工作量卻相當(dāng)大，這類(lèi)采購(gòu)物料就尤其適合用電子詢(xún)比價(jià)采購(gòu)，輔以電子招投標(biāo)、 電子競(jìng)價(jià)，從而快速建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商準(zhǔn)入體制，審批流程，報(bào)價(jià)流程等，快速提高采購(gòu)效率，同時(shí)降低采供雙方的溝通成本、時(shí)間成本、差旅成本等。比如東岳化 工，從2012年4月上線(xiàn)電子采購(gòu)平臺(tái)后，運(yùn)行不到1年，應(yīng)用電子詢(xún)比價(jià)進(jìn)行采購(gòu)項(xiàng)目管理達(dá)2800多單，電子詢(xún)比價(jià)是東岳化工最頻繁使用的采購(gòu)方式，節(jié) 約了大量的比價(jià)采購(gòu)成本。再比如，化工原料，對(duì)于一些特殊化工原料，比如苯胺，壟斷型的原料，采購(gòu)方議價(jià)能力弱，沒(méi)有辦法進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)性談判，目前就不適宜應(yīng) 用電子采購(gòu)系統(tǒng)進(jìn)行管理，其管理重點(diǎn)主要放在供應(yīng)商關(guān)系管理上。而對(duì)于競(jìng)爭(zhēng)充分的原料就可以用電子采購(gòu)進(jìn)行管理。比如紫光化工，應(yīng)用電子采購(gòu)進(jìn)行大眾化的 原料的管理，如三酸兩堿，鋼材、不銹鋼等，競(jìng)爭(zhēng)比較激烈，供應(yīng)商都愿意參與電子報(bào)價(jià)，這類(lèi)大眾原材料使用電子采購(gòu)管理就相當(dāng)頻繁，管理效果很好?；ぴ?因占企業(yè)采購(gòu)總額巨大，所以供應(yīng)的連續(xù)性和穩(wěn)定性對(duì)企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)意義重大，所以建議企業(yè)可以在其他采購(gòu)類(lèi)別上多積累一些電子采購(gòu)應(yīng)用的經(jīng)驗(yàn)后，再推進(jìn)原 材料采購(gòu)的電子化管理更適宜。

電子采購(gòu)管理之“采購(gòu)組織”

采購(gòu)組織納入電子采購(gòu)管理的順序較多地取決于企業(yè)自身的管理需求。如果分散采購(gòu)的分子公司不多，比如誠(chéng)信化工，使用單位主要就是集團(tuán)本部，采取全面推進(jìn)即 可；如果分散采購(gòu)的分子公司較多時(shí)，建議可以先選擇幾家試點(diǎn)單位，積累經(jīng)驗(yàn)，再逐步推進(jìn)。比如翔鷺騰龍集團(tuán)，旗下有翔鷺化纖、翔鷺石化、騰龍?zhí)胤N樹(shù)脂、翔 鷺國(guó)際大酒店、翔鷺?lè)康禺a(chǎn)、翔鷺健康管理等近10家企業(yè)，在推進(jìn)電子采購(gòu)管理的時(shí)候，就先在騰龍?zhí)胤N樹(shù)脂、翔鷺化纖、翔鷺石化、翔鷺（廈門(mén)）房地產(chǎn)等4家 企業(yè)推進(jìn)，其中又以翔鷺特種樹(shù)脂為主要試點(diǎn)單位進(jìn)行電子采購(gòu)管理的經(jīng)驗(yàn)積累。

借助電子采購(gòu)管理，推動(dòng)采供分離管理落地的企業(yè)不在少數(shù)。比如紫光化工，在引入一采通電子采購(gòu)管理系統(tǒng)之前，是沒(méi)有招標(biāo)辦的。在2011年7月引入系統(tǒng)之 后，成立了專(zhuān)門(mén)的招投標(biāo)部，將原來(lái)的采購(gòu)中心和工程建設(shè)中心的招投標(biāo)項(xiàng)目都納入到招投標(biāo)部門(mén)，進(jìn)行統(tǒng)一的電子采購(gòu)管理，走電子招投標(biāo)流程。也有更多企業(yè)， 在推進(jìn)電子采購(gòu)的工具軟件應(yīng)用階段，在不做組織結(jié)構(gòu)變動(dòng)的基礎(chǔ)上，一般采取采購(gòu)員職能分工優(yōu)化的方式來(lái)推進(jìn)。

在全流程電子采購(gòu)管理階段，引入需求管理后，原來(lái)采用分散采購(gòu)的，可以根據(jù)企業(yè)的組織特點(diǎn)、物資需求特點(diǎn)、管理水平和采購(gòu)人員素質(zhì)等，對(duì)組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)施集中采購(gòu)；已實(shí)現(xiàn)混合式采購(gòu)的，可以擴(kuò)展集中采購(gòu)的物資范圍和組織范圍。

電子采購(gòu)管理系統(tǒng)一般還會(huì)有監(jiān)管、使用單位、質(zhì)量、倉(cāng)庫(kù)等非采購(gòu)職能部門(mén)的用戶(hù)，哪些或何時(shí)納入系統(tǒng)，還是要根據(jù)企業(yè)上線(xiàn)的具體管理系統(tǒng)模塊和管理規(guī)劃步驟來(lái)定。