Verwenden von Zoom-Meetings in Salesforce

Zoom-Meetings können sowohl über das Zoom-Webportal als auch über Salesforce geplant werden. Um Zoom mit Salesforce Events zu integrieren, werden die Informationen des Zoom-Webportals automatisch von Zoom synchronisiert.

Neben Salesforce Lightning kann diese Integration auch mit Salesforce Classic verwendet werden.

Durch diese Integration können Sie die folgenden Funktionen nutzen:

• Wenn Sie ein Event in Salesforce erstellen oder ein vorhandenes Event aktualisieren, können Sie ein Zoom-Meeting planen.

• Erstellen Sie Events direkt aus Leads oder Kontakten und starten Sie Zoom-Meetings sofort mit einem Klick auf eine Schaltfläche.

• Ihr Aktivitätsverlauf und die Zoom-Meeting-Liste zeigen Ihnen geplante Instant-Meetings.

• Sie können Zoom-Meeting-Berichte anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche unten klicken.

• Informationen zu Zoom-Meetings können mit Salesforce synchronisiert werden.

• Google Kalender kann zum Synchronisieren von Besprechungen verwendet werden.

Voraussetzungen für die Verwendung von Zoom Meetings in Salesforce

• Konten für Unternehmen

• Es ist möglich, Zoom für Salesforce auf folgende Weise zu verwenden:

• Als Teil der Einrichtung hat der Salesforce-Administrator die Zoom Meeting-Objekte zu den relevanten Salesforce-Layouts hinzugefügt, die für Zoom konfiguriert wurden Treffen.
  Notiz: Wir empfehlen Ihnen, sich an Ihre Zoom- und Salesforce-Administratoren zu wenden, wenn Sie die App nicht installieren konnten oder zugreifen die Funktionen der App.

So starten Sie Instant-Meetings in Salesforce

Diese Integration ermöglicht es, Zoom-Meetings sofort zu starten, indem Sie auf diesen Seiten im Schnellaktionsmenü auf den Link „Zoom-Meeting starten“ klicken.

Klicken Sie mithilfe des Dropdown-Menüs „Schnellaktionen“ für einen Lead oder Kontakt auf die Schaltfläche „Zoom-Meeting starten“, wenn Sie sich im Lead oder Kontakt befinden. Wenn Sie auf diesen Link klicken, wird unter dem Lead- oder Kontaktdatensatz ein Ereignis erstellt, wodurch ein Zoom-Meeting gestartet wird.

Sie werden zur E-Mail-Schnittstellenseite weitergeleitet, wenn E-Mail an Teilnehmer beim Start senden auf Zoom aktiviert ist Konfig Buchseite. Von hier aus können Sie eine E-Mail mit allen Details zum Zoom-Meeting an Ihre Teilnehmer senden.

Senden Sie E-Mail-Einladungen, wenn Sie ein Meeting starten

Ein Zoom-Meeting startet automatisch, sobald Sie auf „Zoom-Meeting starten“ klicken Knopf und ein Eine E-Mail mit den Besprechungsdetails wird an die Teilnehmer gesendet, sobald die Besprechung beginnt.

Notiz: Es ist erforderlich, dass E-Mail an Teilnehmer beim Start senden aktiviert ist, damit diese Funktion funktioniert.

So verwalten Sie Zoom-Meetings als Events

Es gibt eine Reihe von Funktionen, die von der Zoom-Integration auf der Event-Detailseite für Salesforce-Events bereitgestellt werden, wenn Sie ein Event erstellen:

• Planen von Zoom-Meetings
  Wählen Sie die Option „Zoom-Meeting planen“, wenn Sie ein Event in Salesforce erstellen oder aktualisieren.

• Geplante Besprechungen starten
  In Auf der Seite mit den Veranstaltungsdetails einer Veranstaltung befindet sich im Abschnitt „Meeting-Details“ ein Link zum Starten eines Zoom-Meetings, indem Sie auf „Beitreten“ klicken URL bzw Auf der Event-Detailseite können Sie auf Zoom-Meeting starten klicken.

• Startzeit des Kunden konfigurieren
  Unter Kunden-Startzeit haben Sie die Möglichkeit, das Datum, die Uhrzeit und die Zeitzone des Ereignisses beim Erstellen festzulegen.
  Wenn der Kunde diese Einstellungen ändern möchte, muss er seine Präferenzen eingeben. Start- und Endzeit des Events werden nach dem Speichern in der Zeitzone des Kunden angezeigt. Sie können die Startzeit des Meetings in Ihrer entsprechenden Zeitzone festlegen und das System passt die Zeit automatisch an.

• Versenden von E-Mails beim Planen von Veranstaltungen
  Die Schaltfläche „E-Mail senden“ ist verfügbar, wenn Sie ein Zoom-Meeting zu einem hinzufügen Veranstaltung, die ermöglicht es Ihnen, eine E-Mail an Ihre Benutzer, Kontakte und Leads zu senden, wenn Sie hinzufügen ein Zoom-Meeting. Bitte geben Sie die E-Mail-Adresse des Kunden in das Feld E-Mail-Adresse der Teilnehmer eingeben ein, um weitere Teilnehmer hinzuzufügen.

• Verwendung von Zoom PMI- und Join Before Host-Optionen
  Mein Zoom-PMI: Mit dem Zoom-Meetingplaner können Sie Meetings basierend auf Ihrer PMI (Personal Meeting ID) planen.
  Vor dem Gastgeber beitreten: Ermöglichen Sie es den Teilnehmern des Zoom-Meetings verbinden bevor das Meeting beginnt oder der Gastgeber schließt sich an.

Besprechungsdetails in Salesforce anzeigen und aktualisieren

Notiz: Mindestens zwei Personen müssen an dem Meeting teilnehmen, damit es erfolgreich ist.

In Auf der Event-Detailseite eines Zoom-Meetings können Sie Informationen zum Meeting sehen. Nachdem das Zoom-Meeting vom Gastgeber beendet wurde, sind die Details des Zoom-Meetings verfügbar.

Durch Klicken auf die Schaltfläche „Meeting-Details synchronisieren“ können Sie die Informationen zum Meeting manuell aktualisieren. Aus dem Zoom-Webportal werden die aktualisierten Besprechungsinformationen abgerufen und in den folgenden Bereichen aktualisiert: Besprechungsstatus, Startzeit der Zoom-Besprechung, Dauer, Teilnehmerliste und Aufzeichnungsinformationen, die aus dem Zoom-Webportal abgerufen werden.

Ein weiterer Teil der Integration besteht darin, dass die Daten im Rahmen der täglichen Aufgaben, die sie ausführt, auch automatisch stündlich synchronisiert werden.

So erstellen Sie Events für externe Zoom-Meetings

Notiz: Das Synchronisieren externer Zoom-Meetings mit Salesforce muss vom Administrator aktiviert werden, bevor externe Zoom-Meetings synchronisiert werden.

In Zoom-Meetings sind externe Meetings Meetings, die Sie über das Webportal von Zoom oder über die Client-Anwendung von Zoom erstellen. Als Ergebnis der Integration werden Zoom-Meetings, die mit den übereinstimmenden Kontakt- und Lead-Informationen übereinstimmen, automatisch in Salesforce gefunden und Veranstaltungen werden automatisch erstellt.

Beim Erstellen externer Zoom-Meetings sollten Sie die folgenden Dinge sicherstellen, um eine erfolgreiche Synchronisierung zwischen Zoom und Salesforce sicherzustellen:

• Es gibt einen Salesforce-Benutzer, der der Gastgeber des Zoom-Meetings ist.

• Als Gastgeber des Zoom-Meetings gehört der Salesforce-Kontakt oder -Lead dem Gastgeber des Zoom-Meetings.

• Die Teilnehmer müssen mindestens Salesforce-Kontakte oder -Leads sein.

• Wie im Beispiel unten gezeigt, stimmen die Vor- und Nachnamen der Besprechungsteilnehmer mit denen des Kontakts oder Leads in Salesforce überein. Ein Zoom-Meeting-Teilnehmer wird basierend auf den in der Integration angegebenen Vor- und Nachnamen mit dem entsprechenden Kontakt und Lead abgeglichen.

Zeigen Sie Details zu externen Zoom-Meetings an

Zoom-Meetings können Salesforce-Kontakten zugeordnet werden und Leads und Meetings können unter Kontakten und Leads geplant werden, zusammen mit einem Verlauf der Aktivitäten, die mit jedem Meeting verbunden sind.

Wenn Sie an einem externen Zoom-Meeting teilnehmen möchten, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1. Klicken Sie im App Launcher auf Externe Zoom-Meetings, wenn Sie die App öffnen.

2. Zoom-Meetings werden basierend auf dem von Ihnen angegebenen Datumsbereich ausgefüllt.

3. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche Details abrufen, um weitere Informationen zu erhalten.

4. Einem Kontakt kann ein Kontakt oder ein Lead zugeordnet werden.

5. Klicken Sie für die ausgewählten Meetings auf die Schaltfläche Events erstellen.

Notiz: Es ist möglich, maximal 2700 Datensätze in externen Zoom-Meetings für den letzten Monat anzuzeigen. Es wird empfohlen, den Zeitraum zwischen der Auswahl von Datensätzen auf weniger als 2700 zu reduzieren, wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten.

So zeigen Sie Berichte an

Sie können den Bericht zoomen, indem Sie auf der Registerkarte „Bericht“ auf die Schaltfläche „Bericht vergrößern“ klicken. Berichte in diesem Ordner können in drei Typen unterteilt werden:

• Zoom-Ereignisse: Als Teil dieses Berichts finden Sie eine Liste aller Veranstaltungen, an denen Zoom-Meetings beteiligt waren. Der Bericht enthält die folgenden Informationen: Titel, Startdatum, Konto, Kontakt und Opportunity-Informationen.

• Alle Zoom-Meetings nach Status: Alle mit einem Zoom-Meeting verbundenen Ereignisse werden in diesem Bericht aufgelistet und nach dem Status des Zoom-Meetings gruppiert. Der Bericht enthält die folgenden Informationen: Betreff (Zoom-Meeting-Thema), Start- und Endzeit, Dauer (in Minuten), Anzahl der Teilnehmer und wer am Meeting teilgenommen hat.

• Alle Zoom-Meetings nach Benutzer nach Benutzerstatus: Der Bericht zeigt eine Liste aller Ereignisse, die mit einem Zoom-Meeting verbunden sind. Diese Ereignisse werden nach Benutzern gruppiert und basieren dann auf dem Zoom-Meeting-Status. Als Ergebnis des Zoom-Meetings werden die folgenden Informationen in den Bericht aufgenommen: Betreff (Projektname), Startzeit, Endzeit, Dauer (in Minuten), Teilnehmerzahl und Teilnehmerdetails.