So planen Sie ein Zoom-Meeting

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Überblick

Zoom bietet verschiedene Möglichkeiten, um Besprechungen zu planen. Der Organisator verwaltet die geplanten Besprechungsoptionen mit Ausnahme der Einstellungen, die der Administrator für alle Benutzer oder alle Mitglieder des Kontos blockiert hat.

 

  • Planen Sie über den Zoom-Desktop-Client oder die mobile App
  • Erstellen Sie einen Zeitplan über das  Zoom -Webportal
  • Zeitplan über Plug-Ins (   Chrome ,   Outlook  ,   Firefox   )
  • Erstellen Sie einen Zeitplan für andere – PDF-Leitfaden für Assistenten der Geschäftsführung (   Outlook  ,   Google   )

 

Hinweis:     Ab 4. November 2017,   Hierarchie  – Einstellungen sind für die verfügbaren Zoom –  Funktion   . Die   bisher konfigurierten Einstellungen für Besprechungsfunktionen  funktionieren weiterhin auf die gleiche Weise. Vom Administrator vorgenommene Änderungen können sich auf geplante Besprechungen auswirken.

 

Windows | Mac

  • Öffnen Sie den Zoom-Client und melden Sie sich bei Zoom an.
  • Klicken Sie auf das  Zeitplansymbol  .
  • Dies öffnet das Scheduler-Fenster.
  • Wählen Sie eine Besprechungseinstellung. Einige dieser Optionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie auf Konto- oder Gruppenebene in der Position Aus deaktiviert oder blockiert sind.

 

  • Thema: Wählen Sie ein Thema / einen Namen für die Besprechung aus.
  • Start: Wählen Sie Datum und Uhrzeit des Meetings aus. Sie können das Meeting jederzeit vor dem geplanten Zeitpunkt starten.
  • Dauer : Wählen Sie die ungefähre Dauer der Besprechung aus. Dies ist nur für die Planung. Die Besprechung endet nicht, wenn diese Zeit abgelaufen ist.
  • Zeitzone: Standardmäßig verwendet Zoom die Zeitzone Ihres Computers. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine andere Zeitzone auszuwählen.
  • Wiederkehrende Besprechung: Wählen Sie diese Option, um eine Besprechung regelmäßig abzuhalten. Mit anderen Worten, für jede Sitzung wird dieselbe Besprechungs-ID verwendet.
  • Host-Video : Wählen Sie aus, ob das Host-Video aktiviert oder deaktiviert werden soll, wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen. Der Host hat die Möglichkeit, das Video zu starten, auch wenn es ausgeschaltet ist.
  • Teilnehmervideo : Wählen Sie aus, ob das Teilnehmervideo beim Betreten einer Besprechung aktiviert oder deaktiviert werden soll. Selbst wenn Sie Aus auswählen, haben die Teilnehmer die Möglichkeit, das Video zu starten.
  • Sprachoptionen:  Wählen Sie aus, ob Sie den Benutzer nur per Telefon, nur VOIP (künstliche Stimme), beide oder Audio von Drittanbietern anrufen möchten (falls für Ihr Konto aktiviert).
  • Besprechungskennwort erforderlich:  Hier können Sie das Besprechungskennwort auswählen und eingeben. Die Teilnehmer müssen teilnehmen, bevor sie an einem geplanten Meeting teilnehmen können.
  • Erweiterte Optionen : Klicken Sie auf den Pfeil, um zusätzliche Optionen für die Besprechung anzuzeigen.
    1. Teilnahme zulassen, bevor der Veranstalter beitritt: Teilnehmer können in Abwesenheit des Veranstalters an der Besprechung teilnehmen oder vor der Teilnahme an der Besprechung endet sie nach 40 Minuten mit einem Basisabonnement (kostenlos).
    2. Teilnehmer beim Betreten eines Raums zum Schweigen bringen :     Alle Konferenzteilnehmer zum Schweigen bringen , wenn die Teilnahme vor dem Veranstalter nicht aktiviert ist.
    3. Persönliche Besprechungs-ID verwenden: Klicken Sie hier, um eine   persönliche Besprechungs-ID zu verwenden   . Wenn nicht ausgewählt, wird zufällig eine eindeutige Besprechungs-ID generiert.
    4. Besprechungen automatisch aufzeichnen : Aktivieren Sie diese Option, um Besprechungen automatisch aufzuzeichnen. Wählen Sie, ob Sie lokal (Computer) oder in der Cloud (USA   / Aufzeichnungen   ) aufnehmen möchten .
    5. Nächster Zeitplan : Wenn Sie den Zeitplan eines anderen Benutzers erstellen können, können Sie den Benutzer zum Festlegen des Zeitplans aus dem Dropdown-Menü auswählen.
    6. Alternativer Veranstalter : Geben Sie die E-Mail-Adresse eines anderen  Zoom-Benutzers mit einer PRO-Lizenz in das Konto des Veranstalters ein,  damit Sie eine Besprechung starten können, wenn der Veranstalter nicht anwesend ist. Lesen Sie mehr über alternative Hosts  .
  • Klicken Sie auf   Zeitplan , um den ausgewählten Kalender abzuschließen und zu öffnen.

 

LESEN Sie  Zoom-Hotkeys und Tastaturkürzel  

 

Hinweis:   [  andere Kalender   Wenn Sie auswählen], Datum und Uhrzeit, z. B. die Besprechungs-URL, die geplanten Besprechungsinformationen, können Sie kopieren und in die E-Mail einfügen, die an Gäste gesendet werden soll.

 

Zum Kalender hinzufügen

Klicken Sie nach dem Einrichten Ihrer geplanten Besprechung  unten rechts im Fenster auf das  Zeitplansymbol .

  1. Das Beispiel einer einmaligen Besprechung verwendet Google Kalender.

Beispiel für ein reguläres Meeting mit Google Kalender

Klicken   Sie bei   Google auf Wiederholen , um die Wiederholungsoption zu öffnen.

 

Netzwerk

  1. Rufen Sie unter   Meine Besprechungen das Zoom-Portal auf und wählen Sie   Neue Besprechung planen  .
  • Wählen Sie eine Besprechungsoption aus. Einige dieser Optionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie auf Konto- oder Gruppenebene in der Position Aus deaktiviert oder blockiert sind.
    1. Thema: Wählen Sie ein Thema / einen Namen für die Besprechung aus.
    2. Beschreibung : Optional können Sie eine Beschreibung des Meetings eingeben.
    3. Datum und Uhrzeit : Wählen Sie Datum und   Uhrzeit für die   Besprechung aus.
    4. Dauer : Wählen Sie die ungefähre Dauer der Besprechung aus. Dies ist nur für die Planung. Die Besprechung endet nicht, wenn diese Zeit abgelaufen ist.
    5. Zeitzone: Standardmäßig verwendet Zoom die in Ihrem Profil gesendete Zeitzone    . Klicken Sie auf das Dropdown-Menü, um eine andere Zeitzone auszuwählen.
    6. Wiederkehrende Besprechungen: Planen Sie regelmäßige Besprechungen. Mit anderen Worten, für jede Sitzung wird dieselbe Besprechungs-ID verwendet. Dies eröffnet zusätzliche Optionen für die Iteration.
      • Wiederholen : Wählen Sie aus, wie oft das Meeting wiederholt werden soll. Täglich, wöchentlich, monatlich oder ohne feste Stunden. Sie können bis zu 50 Mal wiederholen. Wenn Sie mehr als 50 Mal wiederholen müssen, verwenden Sie die Option  Keine feste Zeit  .
      • Andere Wiederholungsoptionen hängen davon ab, wie oft die Besprechung wiederholt wird. Sie können festlegen, dass eine Besprechung nach einer bestimmten Anzahl von Malen oder eine wiederkehrende Besprechung an einem bestimmten Datum beendet wird.
    7. Diese Besprechung in der öffentlichen Liste der Ereignisse anzeigen : Wenn Sie die öffentliche Liste der Ereignisse   für Ihr Konto aktiviert haben   , wählen Sie diese Option aus, um die Besprechung in die Liste aufzunehmen.
    8. Registrieren : Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie sich für das Meeting registrieren müssen. Registrierungslinks werden anstelle von Teilnahmelinks bereitgestellt. Lesen Sie mehr über die Registrierung von Meetings  .
    9. Host-Video : Wählen Sie aus, ob das Host-Video aktiviert oder deaktiviert werden soll, wenn Sie an einer Besprechung teilnehmen. Der Host hat die Möglichkeit, das Video zu starten, auch wenn es ausgeschaltet ist.
    10. Teilnehmervideo : Wählen Sie aus, ob das Teilnehmervideo beim Betreten einer Besprechung aktiviert oder deaktiviert werden soll. Selbst wenn Sie Aus auswählen, haben die Teilnehmer die Möglichkeit, das Video zu starten.
    11. Sprachoptionen:  Wählen Sie aus, ob der Benutzer nur per Telefon, nur mit Computer-Audio, Telefon-Audio und Computer- Audio oder Audio von Drittanbietern angerufen werden soll  (falls für Ihr Konto aktiviert).
    12. Nächstes Wählen : Wenn für dieses Meeting nur das Telefon aktiviert ist, klicken Sie auf Bearbeiten und wählen Sie die Länder aus, in denen Sie als Einladungen wählen möchten. Standardmäßig umfasst dies das globale Wählland, das in den Einstellungen für ”   Meine Besprechung” aufgeführt ist .
    13. Besprechungskennwort erforderlich:  Hier können Sie das Besprechungskennwort auswählen und eingeben. Die Teilnehmer müssen teilnehmen, bevor sie an einem geplanten Meeting teilnehmen können.
    14. Teilnahme zulassen, bevor der Veranstalter beitritt: Teilnehmer können in Abwesenheit des Veranstalters an der Besprechung teilnehmen oder vor der Teilnahme an der Besprechung endet sie nach 40 Minuten mit einem Basisabonnement (kostenlos).
    15. Teilnehmer beim Betreten eines Raums zum Schweigen bringen :   Alle Konferenzteilnehmer zum Schweigen bringen , wenn die Teilnahme vor dem Veranstalter nicht aktiviert ist.
    16. Persönliche Besprechungs-ID verwenden: Klicken Sie hier, um eine   persönliche Besprechungs-ID zu verwenden . Wenn nicht ausgewählt, wird zufällig eine eindeutige Besprechungs-ID generiert.
    17. Standardeinstellung für HD-Video: Wenn diese Option aktiviert ist, werden die Teilnehmeransichten für HD-Video immer automatisch initialisiert (sofern die Funktion in den Kontoeinstellungen verfügbar ist).
    18. Besprechungen automatisch aufzeichnen : Aktivieren Sie diese Option, um Besprechungen automatisch aufzuzeichnen. Wählen Sie, ob Sie lokal (Computer) oder in der Cloud (USA   / Aufzeichnungen ) aufnehmen möchten .
    19. Erweiterte Optionen : Klicken Sie auf den Pfeil, um zusätzliche Optionen für die Besprechung anzuzeigen.
      • Nächster Zeitplan : Wenn Sie den Zeitplan eines anderen Benutzers erstellen können, können Sie den Benutzer zum Festlegen des Zeitplans aus dem Dropdown-Menü auswählen.
      • Alternativer Veranstalter : Geben Sie die E-Mail-Adresse eines anderen  Zoom-Benutzers mit einer PRO-Lizenz in das Konto des Veranstalters ein,  damit Sie eine Besprechung starten können, wenn der Veranstalter nicht anwesend ist. Lesen Sie mehr über alternative Hosts  .
  • Klicken Sie auf Speichern , um den Vorgang    abzuschließen .

 

LESEN  Ich möchte den Text der gezoomten Besprechungseinladung kopieren, einfügen und senden.  

 

 

Wenn Sie fertig sind, wählen Sie die Kalenderoption, um die geplante Besprechung zum Kalender hinzuzufügen, oder wählen Sie Einladung kopieren, um eine Einladung an die Zoom-Besprechung zu senden.

In dem Fenster, das mit Einladung einladen geöffnet wird   , können Sie die   gesamte Einladung kopieren und per E-Mail senden.

 

iOS | Android

  • Melden Sie sich bei der Zoom-App auf Ihrem iOS-Gerät an.
  • Berühren Sie [   Zeitplan   ].

Wählen Sie eine Besprechungsoption aus. Einige dieser Optionen sind möglicherweise nicht verfügbar, wenn sie  auf Konto- oder Gruppenebene in der Position Aus deaktiviert oder blockiert sind  .

 

  • Thema: Standardmäßig wird hier der Name des vergrößerten Hosts angezeigt. Geben Sie das Thema / den Namen des Meetings ein.
  • Start: Wählen Sie Datum und Uhrzeit des Meetings aus.
  • Dauer : Wählen Sie die ungefähre Dauer der Besprechung aus. Dies ist nur für die Planung. Die Besprechung endet nicht, wenn diese Zeit abgelaufen ist.
  • Zeitzone: Standardmäßig  verwendet Zoom die Zeitzoneneinstellungen Ihres Geräts.  Berühren Sie dieses Feld.
  • Wiederholen: Wählen Sie diese Option, um die Besprechung regelmäßig abzuhalten. Mit anderen Worten, für jede Sitzung wird dieselbe Besprechungs-ID verwendet.
  • Persönliche Besprechungs-ID verwenden : Wählen Sie diese Option, um eine   persönliche Besprechungs-ID zu verwenden  . Wenn Sie diese Option nicht auswählen, werden eindeutige Besprechungs-IDs zufällig generiert.
  • Hostvideo beim  Start aktivieren : Wählen Sie aus, ob das Hostvideo beim Betreten einer Besprechung standardmäßig aktiviert oder deaktiviert werden soll.
  • Während der Videoteilnahme des Teilnehmers  :  Die Zeit, um an der Besprechung teilzunehmen und zu entscheiden, ob die Videoteilnehmer standardmäßig aktiviert oder deaktiviert werden sollen.
  • Sprachoptionen:  Wählen Sie aus, ob der Benutzer über Telefon, VOIP oder beides telefonieren soll.
  • Besprechungskennwort (optional):  Hier können Sie das Kennwort auswählen und eingeben. Die Teilnehmer müssen teilnehmen, bevor sie an einem geplanten Meeting teilnehmen können.
  • Erweiterte Optionen : Klicken Sie hier, um zusätzliche Optionen für das Meeting anzuzeigen.
    • Erlauben Sie dem Veranstalter, die Front zu betreten:   Ermöglicht den Teilnehmern, an   der Besprechung teilzunehmen, bevor der Veranstalter eintritt. Hinweis: Die Besprechung endet nach 40 Minuten für einfache / kostenlose Anmeldungen.
    • Nehmen Sitzungen  automatisch  : Wählen Sie, um Sitzungen automatisch aufzeichnen.
    • Nächster Zeitplan : Wenn Sie das Recht haben, einen Zeitplan für einen anderen Zoom-Benutzer zu erstellen, haben Sie die Option Zeitplanberechtigung und können den Benutzer zum Definieren des Zeitplans aus dem Dropdown-Menü auswählen.
    • Alternativer Host : Geben Sie die E-Mail-Adressen anderer PRO-Benutzer in Ihr Konto ein, die ein Meeting starten können, wenn Sie nicht da sind. Lesen Sie mehr über alternative Hosts  .

 

LESEN  Ich möchte Benutzer in großen Mengen in die Zoom-App importieren.  

 

Kopf hoch : 

  • Nicht wiederholte Besprechungs-IDs laufen   30 Tage nach der geplanten Besprechung ab. Innerhalb von 30 Tagen können Sie eine Besprechung mit derselben Besprechungs-ID beliebig oft fortsetzen.
  • Die ID für wiederkehrende Besprechungen läuft   365 Tage nach dem Start der   letzten Besprechung ab. Sie können die Besprechungs-ID in nachfolgenden Sitzungen wiederverwenden.
  • Geplante Besprechungen können jederzeit vor der geplanten Zeit beginnen. Der Link läuft nicht ab oder wird ungültig, es sei denn, es sind 30 Tage seit der nicht wiederholten Besprechung vergangen, er wurde nicht länger als 365 Tage nach der regulären Besprechung verwendet oder er wurde nicht aus dem Zoom-Konto entfernt. Sofortige Besprechungslinks verfallen, sobald die Besprechung endet.
  • Ausblick für Assistenten der Geschäftsführung. PDF (1000 KB)
  • Google für Executive Assistants.pdf (1 MB)

 

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