知識地圖在項目型組織中的應用

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項目型組織是指那些一切工作都圍繞項目進行、通過項目創(chuàng)造價值并達成自身戰(zhàn)略目標的組織。項目型組織例子有很多，比如咨詢公司、人力資源外包企業(yè)、企業(yè)的新產(chǎn)品研發(fā)部門、和IT部門。這種組織最主要的特征是，它的一切業(yè)務以項目為導向，業(yè)務有效運作的依賴于客戶、項目、工作流的協(xié)同，核心競爭力在于項目過程經(jīng)驗的沉淀以及有效復用，發(fā)展瓶頸在于有效利用這些知識，并將各種資源高效率協(xié)同有序進行，提高項目管理水準。

針對這種項目型組織發(fā)展的瓶頸，業(yè)界曾提出了項目管理＋流程管理＋知識管理的理念（簡稱“1+1+1”解決方案），強調(diào)將項目管理、知識管理或流程管理三種管理方法進行有機的結(jié)合從而提高項目管理應用效果。

這種方式其實在業(yè)界已有很多的實際應用。知識地圖是其中應用的方式之一。顧名思義，知識地圖，是知識指引、導航，所以很多時候我們說它是企業(yè)知識資產(chǎn)的指南。在項目型組織中，通過建立知識地圖，可以有效的將項目管理的通用管理過程和重復性的項目實施過程，按照一定的維度細分將其規(guī)范化，同時融入知識管理的理念，將項目過程中的寶貴知識經(jīng)驗，得到不斷積累和成長，從而使項目型組織建立起穩(wěn)定的可持續(xù)積累的業(yè)務框架。

項目型組織中建立知識地圖，最典型的應用方式是按照以下這三步建立起項目知識體系。

第一步：建立崗位指南，讓新人快速熟悉項目工作

建立新人快速上手的工作知識地圖，讓新員工在進公司之后，全面快速地了解其將要所接受的培訓計劃和學習計劃。這里有崗位職責、項目管理制度、新崗位的知識和技能要求以及相關培訓資料清單等等，進行這些內(nèi)容的學習為新手盡快地適應新崗位，快速成長奠定了良好的基礎。

第二步：建立項目實施規(guī)范，將項目過程標準化

對于項目型企業(yè)來說，其核心競爭力之一就在于對各類型項目的過程進行標準化，提高快速交付能力。許多項目都具有重復性特征，需要在不同的時間和不同的地區(qū)不斷重復地進行，為了減少任意性，根據(jù)一定的維度流程，對這些工作進行規(guī)范化管理很有必要，比如項目啟動流程、需求調(diào)研分析流程、系統(tǒng)安裝流程、試運行流程、項目驗收流程，通過嚴格的流程定義、流程執(zhí)行和優(yōu)化，既能降低管理的隨意性，減少許多人為的干擾因素，同時通過持續(xù)進行的流程優(yōu)化，達到持續(xù)改進的目的。

首先是根據(jù)項目涉及的工作內(nèi)容和性質(zhì)劃分項目類型，如藍凌管理咨詢公司，將IT類項目，可分為單純的咨詢項目、產(chǎn)品項目、咨詢＋產(chǎn)品項目等，甚至針對產(chǎn)品項目再進行細分，包括標準產(chǎn)品和定制產(chǎn)品。通過對項目的分類，再建立針對不同類型項目的標準化的實施工作流程結(jié)構(gòu)。

其次劃分項目的階段，明確每階段的過程活動，確定活動間的關聯(lián)，明確每項工作的前置任務。

再其次，對各種需要重復進行的工作任務建立規(guī)范化的工作流程作業(yè)。許多項目工作，包括項目變更、需求評審等，在項目中總是在重復多次發(fā)生的，可以運流程管理方法對這些重復性的工作進行有效的管理。

比如，根據(jù)以上步驟制作出來的關于項目啟動階段工作流程，如圖 1所示。

圖 1 項目啟動工作流程

最后考慮不同的項目需求和特點，對于某一項目工作任務，可設定在不同類型項目中為必選、可選或不需要。

第三步：建立項目知識庫，將項目實施過程中的知識沉淀下來，進行有效復用。

咨詢行業(yè)里面有句行話：不要重復發(fā)明輪子。項目每一步要完成的工作內(nèi)容所涉及到的相關知識文檔是項目型組織能夠積累產(chǎn)生的真正價值和財富?；陧椖客苿拥闹R型組織必須不斷積累項目經(jīng)驗，將個人的知識資本轉(zhuǎn)化為組織的知識資本，將在項目中形成的各種知識視同組織的資產(chǎn)進行管理，形成強大的無形資產(chǎn)。對處于新商業(yè)環(huán)境中的項目型組織，其良好的知識管理能力，極大地降低了關鍵人才所帶來的經(jīng)營管理風險，有效的知識管理可促進其知識積累與擴散，并使企業(yè)的創(chuàng)新能力得到持續(xù)保持。

一方面，將項目整個過程實施的關鍵知識文檔組織到一起，建立項目知識地圖。另一方面，進行專業(yè)的知識體系分類，建立項目管理知識地圖。比如將知識庫進行以下分類：項目實施方法論、項目管理專業(yè)知識、能力素質(zhì)、行業(yè)解決方案、訓練教材、最佳實踐和外部參考資料等等。

這樣做的好處是，我們將組織中，大量隱性的知識經(jīng)驗，通過工作總結(jié)、案例總結(jié)、研究報告等將自己的經(jīng)驗知識沉淀下來，還可以累積組織外部的項目管理方面的參考資料，提供給其他組織成員共享、學習和應用。

總之，知識地圖在項目型組織的應用很多，比如項目專家網(wǎng)絡圖，將組織中擅長某些領域的專家資源進行羅列，讓員工在遇到疑難問題時能快速找到解決相關問題的專家等。在項目型組織中建立新人指引工作知識地圖，讓新員工得到及時、快速的培訓，最短時間適應新的崗位，降低了企業(yè)人力資源成本；組織內(nèi)部建立起規(guī)范化、標準化的項目實施流程地圖，提高了項目成員的工作效率以及組織的管理水平；合理分類沉淀組織中的管理經(jīng)驗和知識，將組織隱形的知識資產(chǎn)得以保值和增值。這些都有效地促進了組織知識的管理，實現(xiàn)了軟實力的提升，同時也增強了企業(yè)的整體競爭力。


作者：藍凌咨詢顧問 蔡蕓偉