CIO如何參與到業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中去

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業(yè)務(wù)流程重組，從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)是企業(yè)管理范疇方面的工作。可能對(duì)于CIO來(lái)說(shuō)搭不上什么邊。為此有些企業(yè)的CIO就會(huì)對(duì)業(yè)務(wù)流程重組避之而不及?？墒枪P者對(duì)此持有保留意見(jiàn)。雖然說(shuō)業(yè)務(wù)流程重組其側(cè)重于企業(yè)管理的范疇，但是隨著企業(yè)信息化管理的普及，已經(jīng)很難把業(yè)務(wù)流程重組與信息化管理軟件區(qū)分開(kāi)來(lái)對(duì)待了。因?yàn)樾畔⒒芾碥浖旧砭褪窃跇?biāo)準(zhǔn)流程的基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)出來(lái)的。

一、業(yè)務(wù)流程重組與信息化管理軟件的關(guān)系？

業(yè)務(wù)流程重組與信息化管理軟件到底有什么關(guān)系，很難用一句話(huà)形容出來(lái)。簡(jiǎn)單的說(shuō)，業(yè)務(wù)流程重組是企業(yè)信息化項(xiàng)目得以實(shí)現(xiàn)的前提；而信息化管理軟件反過(guò)來(lái)又能夠保證業(yè)務(wù)流程重組的成果。具體的來(lái)說(shuō)，企業(yè)只有先進(jìn)性業(yè)務(wù)流程重組，參考信息化管理軟件中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)流程來(lái)調(diào)整優(yōu)化企業(yè)現(xiàn)有的操作流程。只有如此信息化項(xiàng)目才會(huì)取得比較好的效果。當(dāng)信息化管理軟件順利上線之后，其又可以反過(guò)來(lái)規(guī)范企業(yè)的操作流程，來(lái)鞏固業(yè)務(wù)流程重組所取得的成功。所以說(shuō)，業(yè)務(wù)流程與信息化管理軟件是一個(gè)相輔相成的關(guān)系。

業(yè)務(wù)流程重組與信息化管理軟件到底有什么關(guān)系，這個(gè)說(shuō)起來(lái)比較空泛，筆者也不做過(guò)多的闡述。各位CIO可以在日常的工作中去體會(huì)。筆者將會(huì)花費(fèi)比較大的篇幅談?wù)?ldquo;CIO該如何參與到業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中去”這個(gè)內(nèi)容?；蛟S這才是各位感興趣的內(nèi)容。

二、CIO如何參與到業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中去？

筆者認(rèn)為業(yè)務(wù)流程重組與信息化管理軟件是一對(duì)雙胞胎兄弟，分不了家的。CIO應(yīng)該參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程重組中去。

1、 CIO應(yīng)該根據(jù)企業(yè)采用的管理來(lái)軟件來(lái)判斷調(diào)整后的業(yè)務(wù)流程是否可行。

通過(guò)信息化管理軟件來(lái)規(guī)范業(yè)務(wù)流程是一個(gè)可行的措施。企業(yè)如果現(xiàn)在已經(jīng)上了erp系統(tǒng)或者其他信息化管理系統(tǒng)的話(huà)，那么CIO就要考慮到一個(gè)問(wèn)題，調(diào)整后的業(yè)務(wù)流程在ERP系統(tǒng)中是否能夠?qū)崿F(xiàn)。如果調(diào)整后的業(yè)務(wù)流程ERP系統(tǒng)不支持，那么企業(yè)該如何選擇呢？要么是保持現(xiàn)有的流程不變；要么是根據(jù)調(diào)以后的流程來(lái)辦事，修改ERP流程來(lái)適應(yīng)優(yōu)化后的流程；要么是實(shí)際操作流程與系統(tǒng)流程各自獨(dú)立運(yùn)行。不少企業(yè)如果已經(jīng)有了信息化系統(tǒng)再來(lái)進(jìn)行流程優(yōu)化，難免會(huì)遇到類(lèi)似的抉擇。說(shuō)實(shí)話(huà)，這是一個(gè)比較痛苦的選擇。

筆者以前在企業(yè)中負(fù)責(zé)ERP項(xiàng)目的時(shí)候，就遇到過(guò)類(lèi)似的問(wèn)題。那時(shí)企業(yè)已經(jīng)上了ERP系統(tǒng)快一年了。后來(lái)企業(yè)在實(shí)際操作中，發(fā)現(xiàn)了一個(gè)問(wèn)題，有時(shí)會(huì)采采購(gòu)員會(huì)忘記把采購(gòu)單傳真給供應(yīng)商。結(jié)果到快交貨的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)漏下了這張采購(gòu)單，影響了最后的交期。企業(yè)為此不得不付一筆冤枉的違約金。這個(gè)是怎么造成的呢？這主要是采購(gòu)訂單管理流程上的一個(gè)漏洞造成的。在采購(gòu)下單中，即使采購(gòu)單沒(méi)有審核(系統(tǒng)中沒(méi)有按審核按鈕)也可以下給供應(yīng)商。由于采購(gòu)員給供應(yīng)商下采購(gòu)單時(shí)沒(méi)有即時(shí)按審核按鈕，結(jié)果在ERP中不能夠看出哪些采購(gòu)訂單已經(jīng)下給供應(yīng)商了。為此一不小心就可能會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)訂單漏下的情況。企業(yè)發(fā)生這次意外事件之后，就決定調(diào)整現(xiàn)有的工作流程。要求采購(gòu)員必須在采購(gòu)訂單審核后才能把采購(gòu)訂單打印出來(lái)并傳真給供應(yīng)商。如此的話(huà)系統(tǒng)中為審核的采購(gòu)訂單就都是為下給供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。通過(guò)這個(gè)流程的調(diào)整來(lái)避免采購(gòu)員漏下訂單的情況。

可以現(xiàn)在有一個(gè)比較現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題擺在筆者面前，就是ERP系統(tǒng)到底能否支持這個(gè)流程呢？因?yàn)槿绻鸈RP系統(tǒng)不支持這個(gè)流程，那么企業(yè)只能夠?qū)で笃渌姆椒▉?lái)解決。畢竟這個(gè)問(wèn)題必須要解決，而如果通過(guò)二次開(kāi)發(fā)來(lái)解決的話(huà)，又需要一筆不小的支持。故在調(diào)整現(xiàn)有的流程之前，必須要要考慮在ERP系統(tǒng)中能否支持調(diào)整后的業(yè)務(wù)流程。記得那時(shí)筆者采用的是神州數(shù)碼的易飛ERP系統(tǒng)，剛好有類(lèi)似的控制。筆者研究了系統(tǒng)的相關(guān)功能后，設(shè)計(jì)出了兩套流程。一是利用采購(gòu)訂單的單據(jù)狀態(tài)來(lái)控制。如果采購(gòu)訂單已經(jīng)審核了，則采購(gòu)訂單的單據(jù)狀態(tài)就會(huì)變?yōu)橐褜徍恕９P者就把這個(gè)字段內(nèi)容打印在采購(gòu)訂單單據(jù)上。采購(gòu)經(jīng)理在審核的時(shí)候必須看到這個(gè)字段內(nèi)容才能夠簽字審核。否則的話(huà)，就不能夠簽字。此時(shí)采購(gòu)員也就不能夠發(fā)傳真給供應(yīng)商。故通過(guò)這個(gè)流程再加上手工控制，就可以避免采購(gòu)訂單漏下的情況。第二種方式是通過(guò)系統(tǒng)強(qiáng)制控制。筆者在ERP系統(tǒng)中經(jīng)過(guò)測(cè)試發(fā)現(xiàn)，易飛ERP系統(tǒng)本身就有一個(gè)類(lèi)似的控制方案。在單據(jù)性質(zhì)設(shè)置出，可以設(shè)置委審核的單據(jù)是否可以打印。那時(shí)筆者企業(yè)下采購(gòu)訂單的流程是采購(gòu)員先把采購(gòu)訂單打印出來(lái)；然后讓采購(gòu)經(jīng)理簽字確認(rèn)后再把采購(gòu)訂單傳真給供應(yīng)商。如果在系統(tǒng)中能夠?qū)崿F(xiàn)必須采購(gòu)訂單審核才能夠打印，那么就可以確保發(fā)給供應(yīng)商的采購(gòu)訂單系統(tǒng)中已經(jīng)審核。如此的話(huà)，就可以把下給供應(yīng)商的采購(gòu)訂單同未下給供應(yīng)商的采購(gòu)訂單隔離開(kāi)來(lái)?？梢?jiàn)通過(guò)這個(gè)小小的流程調(diào)整，就可以解決企業(yè)遇到的采購(gòu)訂單漏下問(wèn)題。

在業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程中，類(lèi)似的案例有很多。如果CIO不參與到業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程中來(lái)的話(huà)，那么等到新的業(yè)務(wù)流程確定下來(lái)，但是在ERP系統(tǒng)卻又無(wú)法實(shí)現(xiàn)的話(huà)，那CIO不是要頭痛死了！故筆者認(rèn)為CIO應(yīng)該參與到業(yè)務(wù)流程的重組中來(lái)；并當(dāng)需要調(diào)整業(yè)務(wù)流程的時(shí)候，CIO應(yīng)該考慮一下在這個(gè)調(diào)整后的流程能否在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)。如果可以實(shí)現(xiàn)的最好；不能夠?qū)崿F(xiàn)的話(huà)就需要及時(shí)提出來(lái)，讓企業(yè)負(fù)責(zé)人確認(rèn)是重新調(diào)整流程又或者是對(duì)ERP系統(tǒng)能夠進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)來(lái)實(shí)現(xiàn)?？傊瓹IO應(yīng)該盡量避免實(shí)際操作流程與ERP系統(tǒng)流程不一致的情況出現(xiàn)。

2、 CIO要聽(tīng)取業(yè)務(wù)流程重組中的不同意見(jiàn)。

CIO應(yīng)該要認(rèn)真聽(tīng)取業(yè)務(wù)流程重組中的不同意見(jiàn)。因?yàn)檫@些不同的意見(jiàn)，是調(diào)整后的業(yè)務(wù)流程可能出現(xiàn)漏洞的地方。這些漏洞跟CIO后續(xù)的工作有很大的聯(lián)系。如CIO在后續(xù)的工作中，如果利用軟件(如ERP系統(tǒng))來(lái)規(guī)范這些流程的話(huà)，那么CIO就需要分析利用軟件來(lái)規(guī)范這些流程可能會(huì)在哪些地方出現(xiàn)問(wèn)題；那幾個(gè)環(huán)節(jié)必須利用信息化管理軟件來(lái)強(qiáng)制規(guī)范。只有如此，才能夠在最大限度內(nèi)避免因?yàn)榱鞒痰娜毕荻鴮?dǎo)致信息化管理軟件出現(xiàn)漏洞。或者說(shuō)，可以通過(guò)軟件來(lái)彌補(bǔ)這些業(yè)務(wù)流程上出現(xiàn)的失誤。

如筆者以前就遇到過(guò)類(lèi)似的問(wèn)題。那時(shí)企業(yè)為了改善自身的管理水平，邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行了業(yè)務(wù)流程重組。在這個(gè)業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程中，大家對(duì)于某些流程的意見(jiàn)分歧還是比較大的。如對(duì)于采購(gòu)備品的管理，就有比較大的分歧。生產(chǎn)、質(zhì)量等部門(mén)都要求采購(gòu)加強(qiáng)備品的管理力度，必須要讓供應(yīng)商如實(shí)的提供備品。而采購(gòu)部門(mén)則抱怨說(shuō)生成部門(mén)浪費(fèi)太大，備品價(jià)值比較大，供應(yīng)商不能夠每次都如實(shí)的提供備品。最后大家對(duì)備品的管理提出了幾個(gè)原則性的意見(jiàn)。

一是采購(gòu)必須加強(qiáng)對(duì)備品的控制力度。二是由于不同原材料價(jià)值的不同，故不對(duì)備品的數(shù)量執(zhí)行一刀切。原來(lái)要求供應(yīng)商提供5%的備品，現(xiàn)在可以根據(jù)備品的價(jià)值，在1%到5%的范圍內(nèi)要求供應(yīng)商提供備品。一旦這個(gè)備品的提供比例確定后采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商必須嚴(yán)格執(zhí)行。但是這只是一個(gè)原則性的意見(jiàn)，具體實(shí)現(xiàn)起來(lái)比較困難。如原材料種類(lèi)比較多，而提供備品的比例又不同。倉(cāng)庫(kù)與財(cái)務(wù)部門(mén)很難對(duì)這個(gè)備品的數(shù)量進(jìn)行稽核。言者無(wú)心，聽(tīng)著有意。筆者在業(yè)務(wù)流程重組的過(guò)程中了解到這個(gè)信息之后，憑著職業(yè)的敏感度，覺(jué)得這個(gè)信息對(duì)筆者以后的工作有用。果然在后續(xù)ERP項(xiàng)目的實(shí)施中，筆者就想到了這個(gè)問(wèn)題，考慮能夠利用ERP系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)這個(gè)備品流程的控制呢。經(jīng)過(guò)與ERP系統(tǒng)實(shí)施顧問(wèn)的多次磋商之后，終于按照企業(yè)規(guī)定的備品管理流程在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)了控制。在ERP系統(tǒng)中可以根據(jù)產(chǎn)品的類(lèi)別、具體的產(chǎn)品來(lái)設(shè)置備品信息；然后通過(guò)報(bào)表、應(yīng)付帳款等控制手段來(lái)督促供應(yīng)商要如實(shí)提供備品。

所以說(shuō)，在業(yè)務(wù)流程重組中出現(xiàn)的不同聲音，很可能就是我們CIO以后工作的重點(diǎn)。對(duì)于業(yè)務(wù)流程重組過(guò)程中出現(xiàn)的分歧，CIO一定要銘記于心。